通过这 6 种策略避免支票欺诈 - 财务管理

2019-11-04 16:14:29
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自从支票发明以来,人们不断发明通过欺诈性支票的新方法。国家支票欺诈中心估计,每天有140万张假支票被写入,每年给企业造成的损失超过100亿美元。欺诈性支票作者在新技术(如彩色复印机、高分辨率扫描仪和磁性或麦克风碳粉)中找到了朋友。micr 代表磁性墨水字符识别,它是指每次检查底部的磁性编码线。传统上,这条线只能在胶印机上用高度专业化的磁性墨水打印。然而,随着麦克风碳粉和桌面激光打印机的出现,任何拥有正确软件、hp 激光喷射打印机和空白支票的任何人都可以打印支票。

金融

作为企业所有者,您和您的公司容易受到支票欺诈;然而,有办法来防范它。以下是您和您的企业可以遵循的 6 个步骤,以成功抵御支票欺诈。

1. 打印自己的支票 - 实时 - 打印自己的主要好处是安全。传统上,企业订单检查股票从公司,如哈兰或豪华,他们把支票在供应室或壁橱。这些未使用的支票是任何不光彩的人,运行他们 - 他们要做的就是抓住一个支票从堆的底部,删除它。很可能,你永远不会知道最后一张支票丢失,直到至少一个月后,如果你幸运,你定期协调你的支票簿,并检查每笔交易。我们知道,因为那正是发生在我们身上。

投资

1993年,我们有一个员工不明智地偷走了支票簿上的最后一页。我们从来不知道他们失踪了我们的前雇员填写了这些表格,并在二手车经销商处作为工资支票通过。她确实得到了那辆车,几周后我伴侣的妻子注意到了不寻常的支票。如果她没有注意到这个问题,谁知道有多少钱会被盗之前,我们明智。长话短说,银行不得不吃坏支票,他们不失时机地确保案件受到法律的全面起诉。我们很幸运,只花了我们的时间。如果雇员被授权在支票上签字,我们就会把钱丢了。

信用

通过打印您自己的支票,您只库存空白支票库存和麦克风碳粉盒。您的帐户信息没有什么可窃取的,他们只有一张空白支票纸。当然,如果有人能够访问您的支票打印软件,您仍然面临一种新的欺诈行为。确保它受密码保护,并且设置您的网络权限,以便普通用户无法访问它所在的目录。

检查

实时打印您自己的支票的另一个好处是,如果您移动我们的更改银行帐户,您不会损失任何内容。只需在支票打印软件中编辑您的地址或帐号,您就做了切换 - 没有浪费支票,没有浪费的钱,没有等待新的支票。

安全

2. 购买安全支票股票 - 选择空白支票库存时,确保支票库存中装有安全功能 - 这将使骗子难以复制或扫描支票。最近,美国财政部花费数百万美元增加了新重新设计的纸币的安全功能。许多相同的安全功能现在可用于检查库存。下面是一些在支票纸中查找的安全功能:

复印机空形纸机 - 这会导致单词空在复印时出现在检查的背景中。通过在检查的背景中划分线和点的精密图案,创建空形图。光图的印刷是如此精确,以至于人眼看不到空隙,但当复制或扫描时,它们出现使复制的检查变得毫无用处。

微印边框 - 同样的技术用于新的美国货币 - 放大边界线周围的肖像上的新设计的我们法案的脸,你会看到边界,似乎是一条线实际上是由文字。即使是现代的高分辨率打印机也不能复制这种小类型。

化学反应性支票纸 - 破坏支票的常用方法是使用化学品去除现有书写物,以更改支票的用量或支票写入者。化学活性检查纸在与化学品或溶剂接触时会改变颜色,使检查无法使用。

水印 - 当保持到灯光下时,将显示带有真实水印的复选纸。水印在复制或扫描的检查中不可见。

列出安全功能 - 良好的支票库存将列出支票背面的安全功能。如果没有人知道要查找哪些安全功能,那么安全功能又有什么用?

3. 正支付文件传输 - 阻止支票欺诈的一个伟大方法是生成一个正支付文件,并将其传输到您的银行。每次打印一批支票时,您都会将一个正付款文件传送到您的银行,其中列出了支票及其金额。如果支票金额被更改或支票重复,银行将拒绝支票,因为它与正付款文件不匹配。正薪在大公司中相当普遍,但小公司可能没有资源或软件来生成和传输文件。有关此服务,请联系您的银行。

4. 检查存储/访问 - 避免支票欺诈的一个关键是消除或至少减少使用银行帐号的文档的访问。

通过这 6 种策略避免支票欺诈 - 财务管理

邮件盗窃 - 邮件盗窃是一种非常常见的检查被盗的方式 - 确保您的外发邮件不会留在任何人来去可以窃取他们的地方。安全信箱可能是保护您的邮件的最佳方式。

检查存储 - 如果使用预打印的检查,则将检查存储在锁和钥匙下的安全区域。永远不要离开支票不安全。

文档存储 - 除了保护支票外,请确保保护包含银行信息的所有文档。它们包含欺诈性支票所需的所有数据。

文件处理 - 处理银行和信用卡文件时,粉碎它们。碎纸机是一种廉价而简单的方法,可确保一些垃圾箱潜水员不会窃取可能用于创建欺诈性支票的关键信息。我们使用切碎服务。该服务提供锁定柜来存储要粉碎的文档。然后每两周一次的粉碎服务来,实际上切碎纸现场。碎纸机的背面有一台巨大的碎纸机,在卡车离开我们的网站之前,我们的文件被粉碎。

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5. 电子支付 - 完全消除支票欺诈的唯一方法是消除支票。支票处理对银行来说非常昂贵,他们更希望消除支票。随着edi(电子数据交换)的出现,许多大公司,如家得宝,只与供应商,可以发送发票和接收付款通过edi。电子支付绝对是未来,个人纷纷涌向电子支付,但企业仍然缓慢地转型。大多数企业通过应付帐款软件书写支票,因此没有一种简单或标准化的方式来有效地以电子方式传输付款。然而,随着时间的推移,软件将赶上技术和电子支付将成为标准。电子支付已经通过快速簿可用,只有时间问题,直到企业采取这种做法进行支付。

6. 注意 - 你可以按照上述所有步骤,仍然以某种方式被骗。注意您的银行和信用卡对账单将帮助您更早地发现任何差异。越早发现问题,你就越有可能抓住罪魁祸首,重新获得你辛苦赚来的钱。

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